quinta-feira, 17 de julho de 2014

Qual a diferença?

Mantermo-nos focados, sabermos exatamente qual o nosso objetivo e prestarmos contas a um amigo que perceber de negócios e sabe como ...

Faz toda a Diferença !

segunda-feira, 7 de julho de 2014

Como Aumentar a Produtividade… e porque Multitarefas é Mentira!

Numa das reuniões semanais com um cliente estávamos a rever a descrição das funções do Gerente e notamos que este mencionou a palavra "multitarefa" como um atributo importante. Nada incomum, seja qual for a função na Empresa. Na verdade, é possível que, enquanto lê este artigo, verifique os e-mails, organize alguns papéis ou gesticule para um colega…. Talvez acredite que a multitarefa é o caminho mais eficiente e mais eficaz. Tem como objectivo alcançar mais num determinado momento, certo?
Pois, na nossa opinião, Multitarefa é uma Mentira! Estar em multitarefa é apenas uma oportunidade para “estragar” mais de 1 tarefa num determinado momento. Segundo Steve Uzzell: “… é apenas uma das maneiras de ser mais ineficiente e não eficiente…”.
A palavra 'multitarefa' começou a ser usada por volta de 1960. Foi o momento em que a velocidade baixa do computador era absolutamente incompreensível e, neste contexto, a palavra era usada, não para seres humanos, mas para computadores. O significado do conceito era, na verdade, várias tarefas alternadamente sendo processada por um recurso e esse recurso era o computador.
Tudo mudou e a multitarefa começou a ser utilizada em seres humanos. Cérebros humanos podem fazer várias coisas ao mesmo tempo mas, o que precisa entender, é que podemos andar e mascar chiclete, podemos assistir a televisão (ou ouvir rádio) e passar a ferro..., mas os nossos cérebros não são projetados para se concentrarem em duas coisas num determinado momento. Muitas vezes tem que voltar atrás e rever o que fez para ter a certeza que está como pretende, certo?
Qual a implicação dessa forma de trabalho para a eficácia na nossa vida do dia-a-dia? Pense no cenário 1: assim que entra no seu escritório decide que a tarefa A é a coisa mais importante que precisa fazer de imediato. Então prevê, por exemplo, 30 minutos para a terminar e como vai estar concentrado vai terminá-la. Esta é a abordagem que se chama focada - sem interrupções, sem distracções - concentrar-se em apenas uma tarefa e termina-la. Agora pense no cenário 2: começa a tarefa A e, de repente, há uma distração: alguém bate à sua porta e diz: "... Posso interromper um minuto?...". Agora a sua mente tem que mudar, tem que se reorientar para o assunto que o distraiu do primeiro. Vai “ocupar” algum tempo com este “novo assunto” e depois o seu cérebro tem que mudar de novo e reorientar para a tarefa inicial. Talvez depois de cerca de uma hora esteja realmente terminada. O que deveria ter demorado cerca de 30 minutos, tomou-lhe mais de uma hora
Pesquisadores em estudos sobre o assunto descobriram que nesta abordagem - sem foco - o tempo extra gasto na tarefa sobe de 25% para as tarefas mais simples e em tarefas mais complexas, por vezes, vai além de 100%.
Então, pergunte-se: devo ser multitarefa? Pode argumentar que seu caso é diferente porque faz isso há anos e dá certo. A questão não é que o seu cérebro seja incapaz de executar várias coisas ao mesmo tempo, a questão é que não as consegue fazer com eficiência!
No final do dia pode perguntar-se: "Onde foi parar o meu tempo?". "Será que eu hoje realmente consegui alcançar o que era importante ter conseguido?".
A última reflexão na reunião sobre este assunto foi que se decidiu que uma dada tarefa é realmente a coisa mais importante para fazer num dado momento então porque faz outra além do que o mais importante naquele momento?
Tome agora uma decisão: como vai proceder daqui em diante… Vai fechar os emails enquanto faz o excell? devolve todas as chamadas cada 60 minutos, para não ser interrompido? Quando está a falar com pessoas atira o rato do computador para longe… e fecha o ecrã?

Ação é Action e coaching é o que fazemos… Gestão de tempo ou respeito pelo seu único tempo?
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