Como Aumentar a Produtividade… e porque Multitarefas é
Mentira!
Numa das reuniões semanais com um cliente estávamos a
rever a descrição das funções do Gerente e notamos que este mencionou a palavra
"multitarefa" como um atributo importante. Nada incomum, seja qual
for a função na Empresa. Na verdade, é possível que, enquanto lê este artigo, verifique
os e-mails, organize alguns papéis ou gesticule para um colega…. Talvez
acredite que a multitarefa é o caminho mais eficiente e mais eficaz. Tem como objectivo alcançar mais num determinado momento, certo?
Pois, na nossa opinião, Multitarefa é uma Mentira! Estar em multitarefa é apenas uma
oportunidade para “estragar” mais de 1 tarefa num determinado momento. Segundo
Steve Uzzell: “… é apenas uma das maneiras de ser mais ineficiente e não
eficiente…”.
A palavra 'multitarefa' começou a ser usada por volta de
1960. Foi o momento em que a velocidade baixa do computador era absolutamente
incompreensível e, neste contexto, a palavra era usada, não para seres humanos,
mas para computadores. O significado do conceito era, na verdade, várias
tarefas alternadamente sendo processada por um recurso e esse recurso era o
computador.
Tudo mudou e a multitarefa começou a ser utilizada em
seres humanos. Cérebros humanos
podem fazer várias coisas ao mesmo tempo mas, o que precisa entender, é que podemos
andar e mascar chiclete, podemos assistir a televisão (ou ouvir rádio) e passar
a ferro..., mas os nossos cérebros não são projetados para se concentrarem em
duas coisas num determinado momento. Muitas vezes tem que voltar atrás e rever o que fez para ter a certeza que está
como pretende, certo?
Qual a implicação dessa forma de trabalho para a eficácia
na nossa vida do dia-a-dia? Pense no cenário
1: assim que entra no seu escritório decide que a tarefa A é a coisa mais
importante que precisa fazer de imediato. Então prevê, por exemplo, 30 minutos
para a terminar e como vai estar concentrado vai terminá-la. Esta é a abordagem
que se chama focada - sem interrupções, sem distracções - concentrar-se em
apenas uma tarefa e termina-la. Agora pense no cenário 2: começa a tarefa A e, de repente, há uma distração: alguém
bate à sua porta e diz: "... Posso interromper um minuto?...". Agora a
sua mente tem que mudar, tem que se reorientar para o assunto que o distraiu do
primeiro. Vai “ocupar” algum tempo com este “novo assunto” e depois o seu
cérebro tem que mudar de novo e reorientar para a tarefa inicial. Talvez depois
de cerca de uma hora esteja realmente terminada. O que deveria ter demorado cerca de 30 minutos, tomou-lhe mais de uma hora…
Pesquisadores em estudos sobre o assunto descobriram que
nesta abordagem - sem foco - o tempo
extra gasto na tarefa sobe de 25% para as tarefas mais simples e em tarefas
mais complexas, por vezes, vai além de 100%.
Então, pergunte-se: devo ser multitarefa? Pode argumentar
que seu caso é diferente porque faz isso há anos e dá certo. A questão não é
que o seu cérebro seja incapaz de executar várias coisas ao mesmo tempo, a
questão é que não as consegue fazer com eficiência!
No final do dia pode perguntar-se: "Onde foi parar o meu tempo?".
"Será que eu hoje realmente consegui alcançar o que era importante ter
conseguido?".
A última reflexão na reunião sobre este assunto foi que se
decidiu que uma dada tarefa é realmente a coisa mais importante para fazer num
dado momento então porque faz outra além do que o mais importante naquele
momento?
Tome agora uma
decisão: como vai
proceder daqui em diante… Vai fechar os emails enquanto faz o excell? devolve
todas as chamadas cada 60 minutos, para não ser interrompido? Quando está a
falar com pessoas atira o rato do computador para longe… e fecha o ecrã?
Ação é Action e coaching é o que fazemos… Gestão de tempo
ou respeito pelo seu único tempo?
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